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Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung: So funktioniert’s

Ein Leitfaden für Arbeitgeber und Personalverantwortliche

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Die Entgeltumwandlung ist ein zentrales Instrument der betrieblichen Altersversorgung (bAV) in Deutschland. Sie ermöglicht es Arbeitnehmern, Teile ihres Bruttolohns direkt in eine betriebliche Altersvorsorge umzuwandeln. Dies bietet nicht nur steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorteile, sondern stärkt auch die Mitarbeiterbindung und -motivation. Doch wie wird die Entgeltumwandlung korrekt in der Lohnabrechnung abgebildet? Und was müssen Arbeitgeber dabei beachten?

Auf einen Blick

Lesedauer ca. 3 Min.

Die wichtigsten Fakten

Die Entgeltumwandlung ermöglicht es Arbeitnehmern, Teile ihres Bruttolohns in eine betriebliche Altersversorgung umzuwandeln.
Sie bietet steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorteile.
Die Umsetzung erfordert klare Absprachen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie eine korrekte Abbildung in der Lohnabrechnung.

Was ist Entgeltumwandlung?

Bei der Entgeltumwandlung verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Bruttoentgelts, das stattdessen direkt in eine betriebliche Altersversorgung fließt. Dieser Verzicht wird auch als „Gehaltsumwandlung“ oder „Gehaltsverzicht“ bezeichnet. Die umgewandelten Beträge werden nicht ausgezahlt, sondern in eine der fünf Durchführungswege der bAV eingezahlt: Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse oder Direktzusage.

Rechtliche Grundlagen

Die Entgeltumwandlung ist im Betriebsrentengesetz (BetrAVG) geregelt. Seit der Reform im Jahr 2018 haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung, sofern der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung anbietet. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Entgeltumwandlung umzusetzen, wenn der Arbeitnehmer dies wünscht. Dabei gelten bestimmte Höchstgrenzen und steuerliche Rahmenbedingungen.

Vorteile der Entgeltumwandlung

Die Entgeltumwandlung bietet sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber zahlreiche Vorteile:

Steuerliche Vorteile: Die umgewandelten Beträge sind bis zu bestimmten Höchstgrenzen steuer- und sozialabgabenfrei. Dies führt zu einer immediate Steuereinsparung für den Arbeitnehmer.
Sozialversicherungsrechtliche Vorteile: Da die umgewandelten Beträge nicht dem sozialversicherungspflichtigen Einkommen zugerechnet werden, können sich auch die Sozialversicherungsbeiträge verringern.
Mitarbeiterbindung: Eine betriebliche Altersversorgung erhöht die Attraktivität des Arbeitgebers und fördert die Mitarbeiterbindung.
Kosteneinsparungen für den Arbeitgeber: Durch die geringeren Sozialversicherungsbeiträge können auch Arbeitgeber von Kosteneinsparungen profitieren.

Umsetzung in der Lohnabrechnung

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Die korrekte Abbildung der Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung ist entscheidend. Hier sind die wichtigsten Schritte:

Vereinbarung treffen: Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen eine schriftliche Vereinbarung über die Entgeltumwandlung treffen. Diese sollte die Höhe des umgewandelten Betrags, den Durchführungsweg und weitere Details regeln.
Lohnabrechnung anpassen: Der umgewandelte Betrag wird vom Bruttoentgelt abgezogen und separat in der Lohnabrechnung ausgewiesen. Dabei ist es wichtig, dass der Betrag korrekt als „Entgeltumwandlung“ gekennzeichnet wird.
Sozialversicherungsbeiträge anpassen: Die umgewandelten Beträge sind bis zu den gesetzlichen Höchstgrenzen sozialversicherungsfrei. Die Lohnabrechnung muss diese Anpassungen korrekt abbilden.
Steuerliche Behandlung: Die umgewandelten Beträge sind bis zu den gesetzlichen Höchstgrenzen steuerfrei. In der Lohnabrechnung müssen diese Beträge entsprechend gekennzeichnet werden.

Praktische Beispiele

Ein Arbeitnehmer mit einem monatlichen Bruttoentgelt von 3.500 Euro entscheidet sich für eine Entgeltumwandlung in Höhe von 100 Euro pro Monat. Diese 100 Euro werden nicht ausgezahlt, sondern direkt in eine Direktversicherung eingezahlt. In der Lohnabrechnung wird der umgewandelte Betrag vom Bruttoentgelt abgezogen und separat ausgewiesen. Die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer werden nur auf das reduzierte Bruttoentgelt von 3.400 Euro berechnet.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Bei der Umsetzung der Entgeltumwandlung können verschiedene Fehler auftreten. Hier sind einige häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet:

Fehlende schriftliche Vereinbarung: Ohne eine schriftliche Vereinbarung ist die Entgeltumwandlung nicht rechtsgültig. Stellen Sie sicher, dass alle Details schriftlich festgehalten werden.
Falsche Abbildung in der Lohnabrechnung: Der umgewandelte Betrag muss korrekt als „Entgeltumwandlung“ gekennzeichnet und von den Sozialversicherungsbeiträgen und der Lohnsteuer ausgenommen werden. Eine fehlerhafte Abbildung kann zu Nachzahlungen führen.
Überschreitung der Höchstgrenzen: Die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Höchstgrenzen müssen eingehalten werden. Eine Überschreitung kann zu steuerlichen Nachteilen führen.

Fazit

Die Entgeltumwandlung ist ein wertvolles Instrument der betrieblichen Altersversorgung, das sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern Vorteile bietet. Eine korrekte Umsetzung in der Lohnabrechnung ist entscheidend, um steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorteile zu nutzen und rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Durch klare Absprachen und eine sorgfältige Abbildung in der Lohnabrechnung können Arbeitgeber die Entgeltumwandlung erfolgreich umsetzen und so ihre Mitarbeiter langfristig binden.

FAQ

Häufige Fragen

Der maximale Betrag, der steuerfrei umgewandelt werden kann, beträgt derzeit 8 % der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung im jeweiligen Kalenderjahr. Für das Jahr 2023 liegt dieser Betrag bei 6.624 Euro pro Jahr.

Ja, grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung, sofern der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung anbietet. Es gibt jedoch bestimmte Voraussetzungen und Höchstgrenzen, die eingehalten werden müssen.

Die umgewandelten Beträge sind bis zu den gesetzlichen Höchstgrenzen sozialversicherungsfrei. Das bedeutet, dass sie nicht der Beitragsbemessung für die Sozialversicherungen unterliegen und somit die Sozialversicherungsbeiträge verringern können.

Eine Entgeltumwandlung ist grundsätzlich eine langfristige Vereinbarung und kann nicht ohne Weiteres rückgängig gemacht werden. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen, wie z. B. bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder bei einer finanziellen Notlage des Arbeitnehmers.

Es gibt fünf Durchführungswege für die betriebliche Altersversorgung: Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse und Direktzusage. Die Wahl des Durchführungswegs hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. der Unternehmensgröße und den individuellen Bedürfnissen der Arbeitnehmer.