Auswahlleitfaden

bAV-Software Vergleich

Welche Software für die betriebliche Altersversorgung zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihrer Rolle und Ihren Prozessen ab. Dieser Leitfaden liefert die Kriterien – ohne Ranking, ohne Testsiegel.

Ein Vergleich von bAV-Software scheitert häufig daran, dass sehr unterschiedliche Systeme nebeneinandergestellt werden: Beratungsplattformen, Verwaltungssoftware für Arbeitgeber, Systeme für Versorgungseinrichtungen und aktuarielle Spezialsoftware verfolgen jeweils andere Ziele. Klären Sie deshalb zuerst den Anwendungsfall, dann die Kriterien – und erst danach die Anbieter.

Hinweis: Diese Seite enthält keine Bewertung, keine Rangfolge und kein Testurteil. Genannt werden ausschließlich öffentlich am Markt auftretende Lösungen zur Einordnung der Kategorien. bAV.Software ist selbst Anbieter in einer der genannten Kategorien.

Welche Arten von bAV-Software gibt es?

Plattformen für Beratung, Abschluss und Bestand

Lösungen, die Versicherer, Vermittler und Arbeitgeber verbinden und den Prozess von der Beratung bis zur Verwaltung abbilden.

z. B. Xempus

bAV-Verwaltungssoftware für Arbeitgeber und HR

Lösungen mit Fokus auf laufende Verwaltung, vorbereitende Lohnbuchhaltung und Austausch mit Makler und Versorgungsträger.

z. B. Penzilla, bAV.Software

Verwaltungssysteme für Versorgungseinrichtungen

Systeme für Anwärter- und Rentnerverwaltung sowie Rentenabrechnung auf Trägerseite.

z. B. etspuka, HR direkt

Aktuarielle Spezialsoftware

Software für versicherungsmathematische Gutachten und Bilanzbewertung von Versorgungsverpflichtungen.

z. B. bAVManager

Sechs Kriterien für den Vergleich

Nutzen Sie die Punkte als Prüfliste für Ausschreibung, Demo-Termin und Angebotsvergleich.

1. Funktionsumfang und Abdeckung

Deckt die Software alle benötigten Durchführungswege, Bestände und Geschäftsvorfälle ab?

Unterstützte Durchführungswege (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse, Direktzusage)
Anwärter- und Rentnerverwaltung oder nur Anwärterbestand
Abbildung von Änderungen: Beitragsanpassung, Elternzeit, Austritt, Portabilität

2. Dokumentation und Nachweisführung

Lassen sich Pflichten und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren?

Versorgungsordnung, Entgeltumwandlungsvereinbarung und Zuschussnachweise je Mitarbeitendem
Nachweise nach dem Nachweisgesetz und Informationsprozesse
Revisionssichere Historie: wer hat wann was geändert

3. Schnittstellen und Prozesse

Passt die Lösung in bestehende HR-, Payroll- und Maklerprozesse?

Export für die vorbereitende Lohnbuchhaltung
Datenaustausch mit Versorgungsträgern (z. B. über BiPRO-basierte Verfahren oder Hub-Anbieter)
Import bestehender Bestände aus Listen, Dateien oder Vorsystemen

4. Rollen und Zugriff

Wer arbeitet in der Software – und wer sieht welche Daten?

Getrennte Rollen für Arbeitgeber, HR, Makler bzw. Berater und Mitarbeitende
Mandantentrennung bei mehreren Firmenkunden oder Gesellschaften
Self-Service-Portal für Mitarbeitende inklusive Rechnern

5. Datenschutz und Betrieb

Wo werden Daten verarbeitet und wie ist der Betrieb geregelt?

Verarbeitungsort und Auftragsverarbeitungsvertrag
Rollen- und Rechtekonzept, Protokollierung, Löschkonzepte
Regelungen zum Einsatz von KI-Funktionen und zur Datenverwendung

6. Preismodell und Aufwand

Was kostet die Lösung im laufenden Betrieb – inklusive Einführung?

Abrechnungslogik: je Mitarbeitendem und Monat, je Vertrag oder pauschal
Einmalige Einführungs-, Migrations- und Schulungskosten
Mindestlaufzeit, Kündigungsfristen und Datenexport beim Wechsel

In vier Schritten zur Entscheidung

1Anwendungsfall festlegen: Verwaltung im Unternehmen, Bestandsbetreuung als Makler oder Trägerverwaltung.
2Ist-Aufnahme: vorhandene Verträge, Dokumente, Datenquellen und beteiligte Rollen erfassen.
3Kriterien gewichten und zwei bis drei Lösungen anhand derselben Prüfliste in einer Demo testen.
4Wirtschaftlichkeit rechnen: laufende Kosten, Einführungsaufwand und eingesparte Bearbeitungszeit gegenüberstellen.

Häufige Fragen zum bAV-Software-Vergleich

Was ist eine bAV-Software?

Eine bAV-Software unterstützt die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung: Verträge und Zusagen je Mitarbeitendem, Dokumentation der Arbeitgeberpflichten, Änderungen im Lebenszyklus, Auswertungen sowie den Austausch zwischen Arbeitgeber, Makler und Versorgungsträger.

Worin unterscheiden sich die Anbieter am Markt?

Die Lösungen unterscheiden sich vor allem im Schwerpunkt: Beratungs- und Abschlussplattformen, Verwaltungssoftware für Arbeitgeber und HR, Verwaltungssysteme für Versorgungseinrichtungen sowie aktuarielle Spezialsoftware. Vor einem Vergleich sollte deshalb geklärt werden, welcher dieser Schwerpunkte gebraucht wird.

Welche Kriterien sind bei der Auswahl entscheidend?

Funktionsumfang und abgedeckte Durchführungswege, Dokumentation und Nachweisführung, Schnittstellen zu HR und Payroll, Rollen- und Zugriffskonzept, Datenschutz und Betrieb sowie das Preismodell inklusive Einführungs- und Wechselkosten.

Was kostet eine bAV-Software?

Verbreitet ist die Abrechnung je Mitarbeitendem und Monat. Die Gesamtkosten hängen von Nutzerzahl, Funktionsumfang und Einführungsaufwand ab. Die Preise von bAV.Software sind auf der Preisseite ausgewiesen; für andere Anbieter gelten deren jeweils veröffentlichte Konditionen.

Gibt es einen unabhängigen bAV-Software-Test?

Uns ist kein etablierter, methodisch offengelegter Test für bAV-Verwaltungssoftware bekannt. Nutzerbewertungsportale bilden Einzelmeinungen ab. Ein strukturierter Kriterienvergleich anhand der eigenen Anforderungen ist deshalb aussagekräftiger als ein Ranking.

Weiterführende Seiten

Quellen

Quellen abgerufen am 30.08.2026.

Prüfliste direkt anwenden und Aufwand vergleichen

Sehen Sie in einer Demo, wie bAV.Software die sechs Kriterien abdeckt – ohne Verpflichtung.

Demo ansehen Preise ansehen